Dit reglement is van toepassing op de Verkiezing ‘Beste Folder Awards’, editie 2023. Binnen deze verkiezing kunnen consumenten online stemmen op (c.q. een beoordeling geven over) een folder binnen diverse categorieën. De verkiezing wordt jaarlijks georganiseerd en is een initiatief van Q&A Insights BV, in samenwerking met Spotta en WePublish.
De verkiezing resulteert in een aantal winnaars. De uitvoering van de projectorganisatie, de verkiezing (het faciliteren van het online stemmen, het invullen van de vragenlijsten en het verwerken van de antwoorden) en de uitreiking van de prijzen wordt uitgevoerd door Q&A Insights BV (hierna te noemen: Q&A). Bij vragen kunt u mailen naar info@bestefolderawards.nl.
1. Alle retailers en producenten die een folder verspreiden kunnen deelnemen aan de verkiezing (hierna te noemen: folderaars).
2. Folders die in de top 50* staan van folders met de grootste naamsbekendheid, worden automatisch in de vragenlijst meegenomen. Folderaars die niet in deze top 50* staan kunnen zich voordat de stemperiode (dit is de periode waarbinnen consumenten een folder middels de online vragenlijst kunnen beoordelen) start, aanmelden met hun folder. Deze kan dan worden toegevoegd aan de lijst.
3. Om ’actief’ deel te nemen aan de ‘Beste Folder Awards’, dienen folderaars zich – voor een bepaalde datum - aan te melden via het formulier op de website: bestefolderawards.nl. Actief deelnemen betekent dat de folderaar na inschrijving een gepersonaliseerde stemlink, een banner en een quota monitor ontvangt. De link en banner kan de folderaar op haar website zetten of in haar nieuwsbrief om aan de consument duidelijk te maken dat ze kunnen stemmen. Met de quota monitor is het mogelijk om real time inzicht te hebben in het (bruto) aantal stemmen.
4. De folderaar verklaart geen onjuiste en/of onvolledige informatie te verstrekken, wanneer zij deelneemt aan de verkiezing ‘Beste Folder Awards’.
*In januari 2023 heeft Q&A onderzoek gedaan naar de naamsbekendheid van folders onder ruim twaalfhonderd consumenten en hieruit is een top 50 voortgekomen.
5. Folderaars kunnen deelnemen binnen één van de volgende categorieën:
6. Binnen een categorie wordt er onderscheid gemaakt tussen papieren folders en online folders. De papieren en online folders worden beiden op vier afzonderlijke aspecten beoordeeld. Naast de beoordeling op de afzonderlijke aspecten, wordt een aantal vragen gesteld ten aanzien van het leesgedrag (frequentie, grondigheid, aankopen). Zowel de beoordeling op de aspecten als de vragen worden weergegeven aan de hand van een vijfpuntsschaal. Beide onderdelen tellen voor 50% mee in het eindcijfer.
7. Q&A bepaalt de categorieën waarin folderaars beoordeeld kunnen worden. Folderaars kunnen voordat de stemperiode start, een voorkeur voor een categorie aangeven. Q&A behandelt deze aanvraag naar maatstaven van billijkheid en redelijkheid.
8. Om in aanmerking te komen voor een (categorie)prijs van de verkiezing ‘Beste Folder Awards’, editie 2023, heeft een folder minimaal 380 beoordelingen nodig, dit is de ‘stemgrens’.
9. Indien geen enkele of maar één folder aan deze voorwaarde voldoet binnen een categorie, kan de stemgrens van 380 beoordelingen naar beneden bijgesteld worden; eerst naar 200 stemmen, daarna naar 150 stemmen. Als er na verlaging van de stemgrens naar 150 stemmen nog steeds niet minimaal twee genomineerden zijn, vervalt de categorie.
10. In een categorie worden minimaal twee en maximaal vijf folders genomineerd. Wanneer er meer dan vijf folders de stemgrens hebben behaald, worden de vijf folders met het hoogste gecorrigeerde eindcijfer (zie punt 18 voor uitleg over het ‘gecorrigeerde’ eindcijfer) genomineerd.
11. Zoals vermeld bij artikel 3 stelt Q&A kosteloos promotiematerialen beschikbaar voor folderaars om de verkiezing onder de aandacht te brengen bij de consument. Deze materialen worden toegestuurd na aanmelding van een folder.
12. Folderaars die aanpassingen willen aanbrengen aan de door Q&A aangeleverde promotiematerialen om beoordelingen te verzamelen, moeten dit vooraf voorleggen aan Q&A ter goedkeuring.
13. Overtreding van artikel 12 door folderaars kan leiden tot diskwalificatie. De uiteindelijke beslissing tot diskwalificatie ligt bij Q&A.
14. Folderaars geven toestemming aan Q&A om ingezonden materialen te gebruiken voor (online) publicatie.
15. Q&A stelt zelf een prijzenpakket samen voor respondenten om hen te stimuleren een beoordeling te geven. Alle consumenten – die een volledige vragenlijst invullen met een geldig e-mailadres - maken kans op de prijzen uit dit prijzenpakket, waarbij geldt maximaal één prijs per consument. Folderaars mogen op geen enkele wijze communiceren met prijzen buiten dit vastgestelde prijzenpakket. De mogelijkheid om stemmen te ‘kopen’ met prijzen door folderaars zelf is hiermee verkleind.
16. Na de stemperiode wordt er een analyse uitgevoerd met controleslagen waaronder, doch niet beperkt tot:
17. Beoordelingen die voldoen aan de controleslagen worden gebruikt voor de uiteindelijke eindcijfers. Hierdoor dient rekening gehouden te worden met een vermindering in het aantal stemmen, waardoor de stemgrens niet meer wordt behaald.
18. Van het gemiddelde eindcijfer wordt een correctie op basis van het aantal beoordelingen afgetrokken om het gecorrigeerde eindcijfer te berekenen. Kort gezegd betekent meer beoordelingen dat de correctie lager uitvalt en het uiteindelijke gecorrigeerde cijfer hoger zal zijn.
19. Binnen een categorie wordt er onderscheid gemaakt tussen papieren folders en online folders.
20. Voor zowel de papieren als de online folder wordt een aparte overallwinnaar benoemd. Enkel folders die een categorieprijs winnen maken kans op de overalltitels.
21. De folder met het hoogste gecorrigeerde eindcijfer binnen de categorie, wordt de categoriewinnaar. De categoriewinnaar met het hoogste gecorrigeerde eindcijfer wint de overalltitel.
22. Categorie en Overallwinnaars mogen het logo dat is gekoppeld aan de (categorie)prijs uitsluitend gebruiken volgens het licentiereglement dat met het logo wordt verstrekt.
23. Naast de publieksprijzen vanuit de consument, worden er vakprijzen vergeven. Deze vakprijzen worden geïnitieerd vanuit een jurypanel. Deze bestaat uit minimaal 5 leden en wordt samengesteld door Spotta en WePublish. Er wordt een overleg georganiseerd waar alle juryleden bij elkaar komen. Ieder jurylid levert voorafgaand aan dit overleg drie genomineerde folders aan, zowel voor papier als online. Tijdens het juryoverleg worden alle genomineerde folders besproken en beoordeeld op de vastgestelde aspecten, wat, net als de categoriebeoordeling van de consument, resulteert in een gemiddeld eindcijfer per folder. Hieruit volgt (voor zowel papier als online) een top 3. Tijdens de uitreiking op het Retail Outlook Event worden deze genomineerden uitgenodigd voor een pitch. De uiteindelijke winnaars worden ter plekke bepaald door de aanwezige retailers/vakgenoten: zij brengen een stem uit op hun favoriet. De genomineerde met de meeste stemmen uit de zaal, wint de vakprijs.
24. Er zijn twee vakprijzen: één vakprijs voor een papieren folder en één vakprijs voor een online folder.
25. De winnaars van deze vakprijzen mogen het logo dat is gekoppeld aan de prijs uitsluitend gebruiken volgens het licentiereglement dat met het logo wordt verstrekt.
26. Q&A respecteert de privacy van de personen die aan de verkiezingen meedoen. Q&A zal de persoonsgegevens die aan haar in het kader van het doen van een beoordeling worden verstrekt in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) behandelen.
27. Q&A kan niet aansprakelijk worden gesteld voor enige uit deelname aan deze verkiezing voortvloeiende schade. Iedere verantwoordelijkheid en/of aansprakelijkheid voor directe, immateriële of indirect schade waaronder begrepen gevolgschade en gederfde inkomsten die het gevolg is van deelname aan en/of de uitslag van de verkiezingen en/of het uitbrengen van een stem wordt door Q&A uitdrukkelijk verworpen.
28. Over de uitslag van de verkiezingen kan niet worden gediscussieerd c.q. gecorrespondeerd.
29. Op de verkiezing; o.a. de vormgeving (logo), de vragenlijsten en de technologie van de verkiezing rusten intellectuele eigendomsrechten die toebehoren aan Q&A (en/of haar moederorganisatie Avantage BV). Iedere openbaarmaking of verveelvoudiging van intellectuele eigendommen van Q&A (en/of haar moederorganisatie Avantage BV) is verboden zonder hiervoor voorafgaand de uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van Q&A voor te hebben ontvangen.
30. De totstandkoming van dit reglement is uiterst zorgvuldig gedaan. Voor informatie die desondanks onvolledig of onjuist is opgenomen (waaronder tekstuele en/of tikfouten) aanvaardt Q&A Insights BV geen aansprakelijkheid.
31. In alle zaken waarin deze deelnamevoorwaarden niet voorzien, beslist Q&A.